تعریف دبیرخانه

تشکیلات تعریف شده‌ای که وظایف دریافت، ثبت، حفظ، توزیع اسناد و پرونده‌های یک سازمان را برعهده دارد و موظف به ارائه خدمات به افراد معین است.

سه وظیفه مهم دبیرخانه را می‌توان به‌صورت زیر تعریف کرد:

1- دریافت                2- ثبت                    3- توزیع نامه‌ها

الف) امور جاری

دریافت و صدور کلیه نامه‌های وارده و صادره از طریق سامانه ERP وزارت علوم، شبکه دولت (سیماد)، پست و ثبت، اسکن و ارجاع الکترونیکی آن به واحد/سازمان مربوطه.

کنترل فعالیت‌ها و فرآیندها ـ برنامه‌ریزی و سازماندهی امور دبیرخانه ـ اجرای مقررات و آیین‌نامه‌های مربوط به دبیرخانه ـ تهیه گزارش از فعالیت‌ها ـ آموزش نیروی انسانی دبیرخانه‌ها.

یکپارچگی بانک اطلاعات، عدم وابستگی به زمان و مکان در عرضه خدمات، سرعت و سهولت در امور، مدیریت یکپارچه و ...

ب) امور مربوط به بایگانی موضوعی

تهیه و تنظیم و اجرای برنامه لازم برای تسهیل و تسریع و دست یافتن به مکاتبات و اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد نامه تا امحای اوراق زائد.

بالا بردن ایمنی اسناد ـ حذف عملیات تکراری و غیر ضروری ـ امکان تبادل اسناد به صورت الکترونیکی جهت افزایش سرعت دسترسی، سهولت در تکثیر با حفظ ایمنی و رعایت حدود دسترسی.

تماس با دبیرخانه مرکزی 

                                           داخلی               تلفن مستقیم                فکس

سرپرست دبیرخانه مرکزی:       246              66751247             66727944

 کارشناسان                           247-248