دبیرخانه مرکزی
تعریف دبیرخانه
تشکیلات تعریف شدهای که وظایف دریافت، ثبت، حفظ، توزیع اسناد و پروندههای یک سازمان را برعهده دارد و موظف به ارائه خدمات به افراد معین است.
سه وظیفه مهم دبیرخانه را میتوان بهصورت زیر تعریف کرد:
1- دریافت 2- ثبت 3- توزیع نامهها
الف) امور جاری
دریافت و صدور کلیه نامههای وارده و صادره از طریق سامانه ERP وزارت علوم، شبکه دولت (سیماد)، پست و ثبت، اسکن و ارجاع الکترونیکی آن به واحد/سازمان مربوطه.
کنترل فعالیتها و فرآیندها ـ برنامهریزی و سازماندهی امور دبیرخانه ـ اجرای مقررات و آییننامههای مربوط به دبیرخانه ـ تهیه گزارش از فعالیتها ـ آموزش نیروی انسانی دبیرخانهها.
یکپارچگی بانک اطلاعات، عدم وابستگی به زمان و مکان در عرضه خدمات، سرعت و سهولت در امور، مدیریت یکپارچه و ...
ب) امور مربوط به بایگانی موضوعی
تهیه و تنظیم و اجرای برنامه لازم برای تسهیل و تسریع و دست یافتن به مکاتبات و اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد نامه تا امحای اوراق زائد.
بالا بردن ایمنی اسناد ـ حذف عملیات تکراری و غیر ضروری ـ امکان تبادل اسناد به صورت الکترونیکی جهت افزایش سرعت دسترسی، سهولت در تکثیر با حفظ ایمنی و رعایت حدود دسترسی.
تماس با دبیرخانه مرکزی
داخلی تلفن مستقیم فکس
سرپرست دبیرخانه مرکزی: 246 66751247 66727944
کارشناسان 247-248